Saiba como gerenciar o seu negócio de maneira que sobre tempo para novos planos!
Por trás de toda academia bem sucedida existe algum sistema ou software de gerenciamento que tem acesso a todos os setores e monitora as atividades da empresa. Caso ainda não tenha adotado um software de gestão para o seu negócio, é provável que você esteja desperdiçando tempo de sua rotina empresarial.
O sistema de gestão que será contratado para a sua academia e o modelo de pagamento utilizado serão determinantes em relação ao progresso de sua empresa, visto que os principais pilares para o sucesso se apoiam nessas escolhas.
Fique calmo, respire! O cel_cash preparou este post para ajudá-lo a entender mais sobre como funcionam os sistemas de gestão, como o método de pagamento influencia o seu negócio e como tomar a melhor decisão.
Por que investir em gestão de academia no seu negócio?
O sistema de gestão que será contratado para a sua academia e o modelo de pagamento utilizado serão determinantes em relação ao progresso de sua empresa, visto que os principais pilares para o sucesso se apoiam nessas escolhas.
Considerando o peso dessa decisão para um negócio, muitos empresários possuem dúvidas em relação ao melhor sistema de gestão de academia para sua empresa. O mesmo ocorre em relação à questão financeira, já que o método de pagamento escolhido irá impactar diretamente sobre o fluxo de caixa de sua academia.
É importante saber também que as opções de pagamento oferecidas aos clientes por sua empresa terão grande influência sobre a decisão do cliente de finalizar uma compra.
O que fazer quando decisões tão importantes para a continuidade do seu negócio causam tanta insegurança?
Muitos empreendedores se preocupam com a qualidade dos produtos e serviços, mas muitas vezes se esquecem da importância de um bom planejamento financeiro.
É preciso fazer um levantamento de todas as despesas fixas e variáveis de um negócio. Inclusive para ter uma previsão de quanto dinheiro irá entrar e saber qual será o lucro.
No caso das academias, é necessário contabilizar as despesas com manutenção de equipamentos, folha de pagamento, limpeza, aluguel, luz e água, por exemplo. Já em relação a entrada de recursos, devem considerar as matrículas, mensalidades, ganhos com parcerias e promoções.
Com a gestão financeira é possível evitar crises financeiras, atraso de pagamentos e o endividamento. Além disso, ela permite com que o empresário tenha previsibilidade financeira, saber no que vale ou não a pena investir e criar estratégias.
Em síntese, investir em uma boa gestão financeira faz o negócio crescer, diminuindo as despesas e maximizando os lucros. E a melhor forma de fazer isso é contando com um sistema de gestão financeira e seus inúmeros benefícios que listaremos a seguir.
Otimização de processos
A maior parte dos sistemas de gestão de academia permitem a automatização de processos, fazendo com que uma tarefa que demorava muito tempo para ser feita manualmente, fique programada para acontecer de acordo com sua régua de cobranças.
Controle de Recebíveis
Com um sistema de gestão financeira é possível saber todos os valores que devem entrar e conferir os que já entraram. Isto facilita o controle da inadimplência e a ter uma previsibilidade financeira.
Controle de acessos
Fazer uma hierarquia de usuários segregando a autoridade e poder para fazer tarefas no sistema de gestão, é uma vantagem bastante interessante para várias empresas. Visto que algumas pessoas precisam ter acesso a informação, mas não precisam editar nada, enquanto outras precisam acessar a plataforma de gestão de academia por completo.
Administração de planos e alunos
Poder oferecer vários planos para atender as diferentes necessidades dos alunos, é umas das estratégias de muitas academias. Com um sistema de gestão financeira você consegue controlar quantos alunos estão ativos e gerenciar o que está embutido em cada plano. Além disso, pode verificar qual aluno está inadimplente.
Facilidade nas integrações
Algumas plataformas de gestão financeira possuem uma API aberta para integrar com plugins, meios de pagamento e outros sistemas de gestão de academia. Isto permite com que todas as ferramentas necessárias para uma boa gestão estejam em um só lugar que irá receber todos os dados e transmitir.
Segurança no armazenamento de dados
É importante que um sistema de gestão financeira possua a certificação PCI DSS tier 1, que garante a segurança nos processos de armazenamento de dados e de recebimento. Essa certificação é adquirida a partir de critérios e regulamentações que devem ser realizadas pela empresa.
Criação de relatórios
Outra vantagem de um sistema de gestão financeira é a de gerar relatórios e acompanhar analiticamente como está a saúde financeira do negócio. Muitos sistemas permitem a criação de relatórios personalizados de acordo com o que você deseja saber.
Mais facilidade nas renovações
Ao fazer a gestão de clientes e cobranças é muito mais fácil tentar cativar um aluno para que ele se torne fiel. A renovação automática feita pelo sistema também traz muita comodidade.
Unificação de procedimentos
Com um sistema de gestão de academia muitos processos podem ser automatizados e realizados ao mesmo tempo, o que diminui as etapas do processo de cobrança.
Facilidade nos pagamentos
Este quesito é um assunto tão importante que iremos abordá-lo de forma mais ampla no tópico a seguir.
Pagamento
Primeiramente vamos falar sobre os modelos de pagamento para a sua academia, pois sem receber as mensalidades, se tornará impossível prosseguir com o seu negócio.
Independente do segmento, toda empresa deve ter um departamento financeiro para resolver pendências, fazer acordos, avaliar os investimentos, contratar funcionários, repor equipamentos, entre outras tarefas de gestão e manutenção. Quando o financeiro de uma empresa é debilitado, todo o empreendimento sofre com isso.
Escolher o método de pagamento de sua empresa é muito importante e deve ser estudado antes de qualquer decisão. Ter definido a aceitação ou não de cheques, o número de parcelas que será permitido, se a cobrança será feita por boletos ou no próprio estabelecimento, é crucial para o controle financeiro.
Todas essas questões apresentam vantagens e desvantagens que precisam ser consideradas: cheques podem ser sustados, parcelamentos cobram altas taxas dos administradores, além de ocupar um grande limite do cartão de clientes boletos são perdidos e esquecidos, e ter que pagar no estabelecimento abre brechas para o descompromisso.
Após uma observação do mercado, foi desenvolvido um novo modelo de pagamento: o pagamento recorrente. Esse modelo tem ganhado cada vez mais força e a aceitação por parte dos consumidores e gestores, visto que apresenta diversos benefícios como:
- Otimização do tempo;
- Comodidade para você e seu cliente;
- Não usa todo o limite do cartão de crédito do cliente;
- Não precisa pagar aluguel da maquininha;
- Redução das taxas de inadimplência e muito mais.
Pagamento recorrente: o que é?
O pagamento recorrente é uma opção de transação muito utilizada por empresas que trabalham com serviços estabelecidos por contrato periódicos, ou seja, contratos realizados por períodos determinados.
Os valores acordados podem ser divididos em mensalidades trimestrais (3 meses), semestrais (seis meses) ou anuais (doze meses), e podem também contar com outras opções a depender do sistema contratado para a sua academia e o combinado com os clientes.
Como funciona
Após contratar um sistema de pagamento recorrente com uma empresa especializada e que ofereça essa solução para o mercado, será necessário realizar o cadastro de seus clientes. Será preciso informar alguns dados de cada cliente sendo estes:
- Nome completo do cliente ou razão social;
- CPF e/ou CNPJ;
- E-mail para contato;
- Números de telefones para contato.
O cadastro do cliente será feito no sistema, juntamente com informações sobre a cobrança. Após essa etapa, você terá acesso a uma página que possibilitará o cadastro de todos os dados necessários a respeito da cobrança.
Como intuito principal do sistema de pagamento é ser prático para facilitar o dia a dia dos administradores, existe no sistema a possibilidade de integração com sistemas de gestão empresarial. Dessa forma, uma vez que o seu cliente está cadastrado, os pagamentos serão gerados para ele de maneira automatizada.
Sistema de gestão
Os sistemas de gestão são desenvolvidos especificamente para melhorar a sua rotina empresarial, proporcionando diversos benefícios. Uma de suas principais metas é facilitar o fluxo de informações de sua academia para otimizar a tomada de decisões dentro da empresa.
Através desse sistema, é possível analisar informações em diferentes níveis, permitindo acompanhar em tempo real os indicadores de performance que ajudam na gestão. Com o uso desse sistema você pode, por exemplo, acompanhar quantos alunos estão treinando em sua academia a qualquer momento.
Um bom exemplo é o sistema de gestão financeira cel_cash e o sistema de gestão de academias Pró-treino.
cel_cash
O sistema de pagamento recorrente cel_cash oferece além de todos os benefícios já ditos sobre a cobrança recorrente, a opção de colocar os planos de sua academia lado a lado, facilitando a percepção e entendimento de seu cliente.
E também recursos como: contrato digital gratuito, baixa e identificação automática, emissão de notas fiscais, links de pagamentos, relatórios e dashboards, entre outros.
Pro-Treino
Veja o sistema de gestão para academias Pro-Treino, que disponibiliza funcionalidades como a integração com a catraca, terminal de autoatendimento, aplicativo para aluno e treinador, além da criação automática de treinos.
Conheça mais sobre o sistema Pró-Treino e aproveite as oportunidades proporcionadas pela aquisição desse sistema, que permite o acompanhamento do que acontece com sua academia, possibilitando a antecipação de problemas em relação a evasão e a inadimplência.
Ainda está em dúvida sobre implantar ou não um sistema de gestão na sua academia, e não sabe qual o melhor método de pagamento para o seu negócio? Continue com a gente e descubra!
Integração
Integração é a palavra-chave para que você se convença! Como já citado anteriormente, é possível fazer a integração entre os sistemas de pagamento e de gestão empresarial. Para facilitar a explicação usaremos o sistema de pagamento recorrente cel_cash e o sistema de gestão Pro-Treino para exemplificar como ocorre o processo.
Os sistemas citados são completamente integrados e por esse motivo, ao fazer o cadastro do seu cliente durante a matrícula em sua academia você terá uma gestão completa, que irá informar a frequência do aluno, os horários que ele esteve presente, qual o maior período de faltas, além de cadastrar a cobrança e seus detalhes uma única vez.
Ao contratar os sistemas Pro-Treino e cel_cash, será possível automatizar a parte burocrática de sua academia, fazendo com que a sua gestão fique mais simples, direcionada e assertiva. Você poderá se dedicar aos pequenos detalhes que são os diferenciais para todo negócio em expansão.
Não perca mais tempo! Adquira já para a sua academia um sistema de gestão que vai realmente fazer a diferença para o seu negócio. Entre em contato com a equipe Pro-Treino e saiba mais!