Precisa otimizar sua gestão financeira escolar e acabar com a inadimplência? Confira dicas e ferramentas exclusivas para você conseguir esses resultados.
Realizar a gestão financeira escolar é uma tarefa que exige bastante esforço. Não é à toa que, para tal função, são designados profissionais altamente capacitados e com habilidades de gestão em pleno desenvolvimento.
Se você é um desses profissionais que estão com o desafio de otimizar as questões financeiras da sua instituição escolar, fique até o final, pois neste post vamos falar tudo sobre gestão financeira escolar, sua importância, os principais problemas, como evitá-los e muito mais!
O que é uma gestão financeira escolar eficiente?
Muito provavelmente você já saiba o que é uma gestão financeira escolar. Essa atividade consiste na organização dos fundos financeiros, de modo a atender todas as demandas da instituição de ensino.
A qualidade do ensino é diretamente influenciada pela gestão financeira escolar, já que contas equilibradas garantem que não será preciso sacrificar investimentos necessários à qualidade pedagógica, como material escolar, livros didáticos, passeios e ações extras.
No entanto, mais do que apenas uma gestão financeira, é preciso falarmos de uma gestão financeira escolar eficiente, ou seja, que é desenvolvida em toda a sua plenitude e consegue cumprir com os compromissos e objetivos determinados pela gestão da escola.
A seguir, separamos algumas das características de uma gestão financeira escolar eficiente:
Leia também: O que é TPV e como essa métrica influencia no seu negócio!
Transparência
O primeiro item de atenção de uma gestão é a transparência. É essencial prestar contas para a direção da escola e, também, para a comunidade. Por isso, a organização é tão importante.
Somente através de uma minuciosa organização é que será possível reunir todas as informações úteis e necessárias para um balancete mensal, semestral ou anual.
Otimização
Uma gestão financeira escolar eficiente é aquela que consegue otimizar o uso do dinheiro, aplicando-o em atividades diversas e fazendo verdadeiros milagres com a verba disponível.
Inteligência
Por fim, uma última característica de uma gestão financeira eficiente é justamente a inteligência necessária para decidir onde, como e quando serão feitos cada um dos investimentos.
A importância da gestão financeira escolar
A atenção à gestão financeira escolar é algo primário em uma instituição escolar. Pelo contrário, precisa ocupar um lugar central dentro da gestão. Isso porque, entre outros motivos, podemos destacar alguns dos fatores positivos associados à boa gestão financeira escolar. Confira:
Evita problemas fiscais
O primeiro destaque vai para o fato que uma boa gestão financeira evita problemas fiscais. Ter o setor financeiro organizado permitirá honrar com os compromissos financeiros, bem como organizar papéis, pagar impostos e prestar contas para a sociedade e para o governo.
Traz mais confiança para a gestão
Além disso, a gestão financeira dá à gestão uma maior confiança por parte do conselho fiscal, da sociedade, dos pais de alunos e do próprio governo. Com maior certeza para onde o dinheiro está indo, será mais fácil angariar doações ou cobrar inadimplência.
Possibilita novos investimentos
Quando as finanças estão organizadas, fica mais fácil realizar novos investimentos em estrutura, tecnologia e capital humano. Caso surjam projetos de última hora ou necessidades inesperadas, as finanças conseguirão arcar com a compra de novos equipamentos ou concerto dos atuais, bem como em investimento em tecnologia ou na contratação de funcionários.
Facilita a tomada de decisões
Vale destacar, ainda, que uma boa gestão financeira escolar facilita a tomada de decisões, já que poderá contar com dados e relatórios avançados como background de cada decisão. Para isso, relatórios e dashboards com atualização em tempo real são extremamente úteis.
Diminui a inadimplência
Uma gestão financeira também diminui a inadimplência, já que consegue estabelecer um sistema de cobrança mais eficiente. Quando a gestão está desorganizada, não é possível sequer fazer cobranças, já que o controle dos inadimplentes precisará ser feito de forma manual.
Em contrapartida, por meio de uma gestão eficiente, tanto o acesso aos dados como a cobrança poderão ser otimizados e automatizados.
Garante mais tecnologia e mão de obra
Por fim, vale destacar que a eficiente gestão financeira escolar dá à instituição escolar acesso à tecnologias mais avançadas, já que o capital financeiro é melhor administrado, permitindo economia com coisas supérfluas e abrindo a oportunidade para investimentos que realmente valem a pena, como tecnologia e mão de obra.
Problemas causados pela desorganização
Se esses são os pontos que confirmam a importância da gestão financeira escolar, podemos destacar também os problemas causados por uma má ou desorganizada gestão. A seguir, separamos alguns:
Acúmulo de dívidas
A desorganização financeira acarreta no acúmulo de dívidas por parte da escola, que não consegue honrar seus compromissos em dia. Isso ocorre devido a dois fatores: o primeiro, é que uma gestão desorganizada não consegue centralizar os pagamentos dos pais nos dias corretos, gerando gargalos no caixa nos dias em que as dívidas precisam ser pagas.
Como segundo fator, a falta de organização impede a identificação e pagamento em tempo hábil das dívidas, até porque o gestor costuma estar imerso com outros problemas do dia a dia escolar.
Como resultado a escola acaba gastando mais, devido às taxas e juros que passa a pagar devido aos próprios atrasos.
Aumento de inadimplência
A falta de uma boa gestão financeira escolar aumenta a inadimplência, já que impede que sejam realizadas as cobranças nos dias corretos. Além disso, a falta de criteriosidade na organização financeira pode fazer com que muitos inadimplentes permaneçam assim por meses até que sejam notados.
Falta de previsibilidade
Também vale a pena destacar o problema da falta de previsibilidade. Sem uma gestão financeira escolar eficiente e um sistema de cobranças, não é possível contar com uma real previsibilidade das entradas e das saídas da escola, já que a taxa de inadimplência pode variar bastante.
Alto turnover de alunos
Por fim, vale a pena destacar que uma ineficiente gestão financeira pode causar um alto turnover de alunos, ou seja, uma alta taxa de alunos que acabam deixando a instituição. Isso devido a dois motivos: o primeiro é a ausência de confiança na gestão por parte dos pais, que percebem a desorganização.
O segundo motivo é que pais inadimplentes quando não cobrados, podem optar por mudar o filho de escola para evitar que tais cobranças sejam feitas de uma vez.
Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente
Ficou muito claro qual a importância da gestão financeira escolar e os problemas causados pela negligência nesse assunto. No entanto, fica a pergunta: como fazer uma boa gestão financeira?
Queremos dar alguns subsídios que nos ajudam a responder tal questão, a partir dos destaques a seguir:
Reconheça bons pagadores
Uma forma de combater a inadimplência é através do reconhecimento e da valorização de bons pagadores, pois a maioria das pessoas não são movidas pelo dever, mas sim por reconhecimento e recompensas.
Por isso, experimente contar com um programa de recompensa para bons pagadores, com distribuição de prêmios e sorteios. Além disso, também é possível promover uma espécie de programa de fidelização, em que os bons pagadores de seis meses consecutivos, por exemplo, ganharão isenção na próxima matrícula ou desconto nas mensalidades do próximo semestre.
Feche arestas no contrato
Muitos problemas financeiros, sobretudo a inadimplência, ocorrem devido a arestas no contrato. Um exemplo disso é não estabelecer multa por atraso ou deixar de exigir um fiador.
Além disso, antes do fechamento do contrato, a escola pode contar com a ajuda de uma empresa de crédito, que consultará o nome do contratante junto aos serviços de proteção ao crédito.
Dizer não a pessoas que já contam com um histórico negativo de dívidas pode ser a salvação das finanças da sua escola.
Renegocie dívidas
Outro ponto essencial é a questão da renegociação das dívidas. É muito importante contar com um sistema que facilite a renegociação de atrasos, sobretudo oferecendo descontos nesses casos.
Um exemplo disso é a possibilidade de parcelar a mensalidade atrasada. Mas, atenção: o tom de cobrança de uma escola deve ser diferenciado, já que o foco nunca deve ser o dinheiro, mas sim o futuro da educação de uma criança.
Isso significa que a abordagem com o pai precisa ser diferente. O que está em jogo não é uma simples dívida, mas a educação.
Tenha controle fácil sobre os inadimplentes
O tempo do caderninho com o controle dos inadimplentes já passou! Sobretudo agora, com a velocidade e dinâmica da informação, uma gestão financeira escolar precisa ter acesso aos dados em tempo real.
Se não há, em sua escola, um método rápido de conferir inadimplentes e cobrá-los, a ineficiência prejudicará frontalmente os resultados financeiros no balanço do final do mês.
Por isso, um sistema eficiente de registro de cada pai ou responsável de aluno, com atualização em tempo real, é extremamente útil como solução de controle, trazendo mais agilidade para identificar anomalias nos pagamentos, podendo em tempo real correr atrás do prejuízo.
Conte com um sistema de gestão financeira escolar
E como já ficou evidente em outras dicas que deixamos por aqui, um sistema de gestão financeira escolar é mais que essencial, pois ajuda a poupar tempo, resolvendo os problemas financeiros com maior objetividade e permitindo dedicar maior esforço para outras atividades.
No caso das escolas, um sistema que permita a realização de cobrança recorrente é ainda mais vantajoso, pois combaterá na raiz o problema da inadimplência.
Facilite o pagamento com métodos diversos de pagamento
Facilitar o pagamento é o primeiro passo para garantir a diminuição da inadimplência, já que muitas pessoas não deixam de pagar simplesmente porque querem, mas sim porque acabam esquecendo ou procrastinando demais.
Quando a escola envia o boleto no e-mail, por exemplo, já é um super avanço. No entanto, algumas ainda exigem a necessidade do responsável ir até a unidade escolar para fazer o pagamento. Hoje em dia, isso é impensável.
O método de pagamento precisa ser o mais conveniente possível. É o caso do modelo de pagamento recorrente, em que o valor da mensalidade é cobrado automaticamente no cartão de crédito do responsável, assim como os principais e mais famosos serviços de streaming, como Netflix.
Faça um planejamento esporádico
Além de tudo isso, ter um planejamento semestral está na base do sucesso de uma gestão financeira escolar. Essa é uma forma de antecipar gastos e prever entradas.
Naturalmente, cada instituição terá sua realidade, mas algumas das possíveis entradas que podem ser consideradas no planejamento financeiro são:
- empréstimos;
- financiamentos;
- subsídios governamentais;
- investimentos de empresários;
- doações;
- mensalidade dos alunos.
Nesse planejamento também é essencial determinar um valor fixo para fluxo de caixa, além de construir um fundo para emergências.
No caso das saídas, não pode deixar de constar de onde o dinheiro sairá para pagar cada coisa. Por exemplo, se há a previsão da compra de novos equipamentos para sala de informática, é preciso determinar que o valor para isso será retirado do montante arrecadado com a mensalidade dos alunos.
Defina indicadores
Durante todo o ano é preciso ter um overview da saúde financeira escolar. Além disso, no final do período, será preciso emitir relatórios de prestação de contas para a sociedade, pais e responsáveis e o estado.
Isso só será possível, no entanto, a partir de indicadores determinados no planejamento estratégico financeiro. Tais indicadores devem ser definidos pela gestão considerando as particularidades da instituição, no entanto, algumas métricas são bastante comuns, como por exemplo:
- ponto de equilíbrio financeiro: conseguimos captar o valor mínimo mensal para manter as atividades?
- conseguimos honrar todos os custos fixos?
- quais são os custos variáveis que tivemos?
- tivemos lucratividade? se sim, de quanto?
- pagamos os funcionários em dia?
Estabeleça prioridades
Um elemento que também integra o planejamento é estabelecer prioridade de gastos. Esse esforço deve estar presente não apenas no planejamento, mas no dia a dia. Uma dica prática para isso é ter uma escala de 0 a 100 que determina o quão necessário é aquele gasto.
Se houver tempo hábil para isso, o conselho fiscal pode deliberar para encontrar uma média que revela a necessidade ou não da compra. Claro, se há bastante dinheiro em caixa, até mesmo as compras não tão úteis podem ser feitas (mas com responsabilidade).
No entanto, nos casos onde o caixa está apertado, ter essas prioridades estabelecidas e claras é essencial para não jogar o planejamento financeiro no lixo.
Atenção aos dados
Por fim, mas não menos importante, vale a pena destacar a necessidade de sempre estar atento aos dados. Relatórios não são acessórios que devem ser consultados só no final de um semestre.
Pelo contrário, o ideal é sempre ter diante dos olhos os dados relevantes e necessários para o controle financeiro. Nesse sentido, relatórios e dashboards que permitam acessar dados em tempo real e em qualquer dispositivo, são essenciais para uma gestão mais atenta às necessidades financeiras da instituição escolar.
A necessidade da prestação de contas
Credibilidade é a palavra-chave quando o assunto é gestão financeira. Um gestor financeiro deve ter uma dupla preocupação nesse sentido, já que está lidando com a própria imagem frente ao mercado, bem como com a imagem da escola frente à comunidade.
A transparência, portanto, deve ser um dos pilares de uma gestão, fazendo um grande esforço para permitir que os dados sejam amplamente divulgados e facilmente entendidos pelo maior número de pessoas.
Uma boa prática nesse sentido é mostrar o balanço financeiro para pessoas simples, como funcionários da escola, e perguntá-los se eles conseguem entender. A partir do feedback colhido, será possível melhorar a linguagem para facilitar a compreensão.
Além disso, a prestação de contas junto à secretaria de educação é uma obrigação imposta pela lei, prevista inclusive na Constituição Federal.
Para além das obrigações legais e formais, que terão canais próprios para isso, uma boa prática de gestão transparente é estabelecer métodos de comunicação informal com a comunidade, que garantam a distribuição dos balanços e, como já falamos, sua compreensão.
Uma forma de fazer isso, por exemplo, é enviar um balanço aos pais através do e-mail ou produzir uma revista, folheto ou jornal com as informações, distribuindo esse material para pais e responsáveis.
Em reuniões oportunas, também, a gestão pode ser explicada através de apresentações de slides e relatórios.
Ainda que não seja uma obrigação de escolas particulares, é uma prática que gera grande valor mostrar para pais e responsáveis como o dinheiro da mensalidade está sendo gasto. A percepção de valor sobre o que está sendo pago aumentará.
Principais KPIs da gestão financeira
De forma geral, existem indicadores que auxiliam de forma direta a gestão financeira, fornecendo subsídio para tomada de decisões mais técnicas e com maior sucesso.
Para o gestor, tais informações importam porque revelam quanto houve de faturamento e lucratividade, bem como qual impacto dos custos nas contas e outros resultados relevantes.
A seguir, separamos os principais indicadores de uma gestão financeira e seus respectivos significados. Conheça:
- faturamento bruto: todo o dinheiro que entrou sem descontar qualquer gasto. Para chegar a esse número é só calcular quantas matrículas e mensalidades foram realizadas e quanto de dinheiro isso gerou;
- faturamento líquido: consiste em descontar do faturamento bruto todos os impostos e deduções;
- lucro bruto: quanto a escola gera depois de descontar os custos variáveis;
- lucro líquido: lucro após o desconto de todos os custos, incluindo impostos;
- break even point: o ponto de equilíbrio é utilizado para mensurar o ponto de equilíbrio entre o custo total e a receita, ou seja, quanto de dinheiro é necessário para que a escola não tome prejuízo;
- margem bruta: o retorno percentual obtido com todas as vendas;
- liquidez corrente: capacidade que a escola tem de quitar suas obrigações financeiras;
- ROI: é a taxa de retorno, que mensura quanto cada real investido reverteu em lucro;
- ticket médio: valor médio arrecadado com cada aluno, incluindo matrícula, mensalidade e outras taxas.
Como acabar com a inadimplência na gestão financeira escolar
Para colocar a gestão financeira escolar em um outro nível, uma plataforma de cobranças é mais que necessária! cel_cash já é líder no segmento de educação, e realiza tarefas essenciais para a saúde e rentabilidade do seu negócio, pois automatiza e realiza cobranças com taxas menores que as do banco.
Escolas que optam pelo cel_cash conseguem reduzir a taxa de inadimplência em até 70%, aumentando a previsibilidade de recebimento e a fidelização dos clientes, já que os pais poderão cadastrar a cobrança da mensalidade diretamente no cartão de crédito.
No entanto, se a sua instituição utiliza boletos, o cel_cash permite a geração gratuita de boletos, com pagamento apenas por boletos pagos. Além disso, o envio é feito diretamente para o e-mail ou Whatsapp do cliente, sem precisar que a escola acumule essa função.
Acompanhando as tendências do mercado, o cel_cash também permite o pagamento via PIX, disponibilizando o dinheiro em até 10 segundos após o pagamento.
Ah, e o melhor: a plataforma conta com integração facilitada com seu sistema escolar.
Saiba mais sobre cel_cash e seu exclusivo sistema de pagamento recorrente para escolas no site oficial e comece a receber as mensalidades já neste mês com maior agilidade e menos inadimplência.