Objetivos diários auxiliam para que seu negócio seja mais bem sucedido. Entenda aqui como defini-las no setor financeiro.
Kaizen: o próximo passo do seu negócio
O dia não deve terminar antes que o progresso seja realizado. Ao invés de estabelecer um objetivo muito distante e trabalhar para alcançá-lo algum dia, objetivos diários são criados para melhoria contínua, isso envolve toda equipe, que por pequenas etapas pré-definidas, alcança o seu objetivo principal.
Kaizen é uma metodologia japonesa que surgiu ao término da Segunda Guerra Mundial e significa ‘’mudança para melhor’’. O Japão enfrentava uma grande crise no pós guerra e suas indústrias precisavam desenvolver estratégias para se reerguer com o mínimo de recursos.
Desde então, os princípios do método kaizen ganharam proporção e chegaram a empresas do mundo todo, além de contribuírem em aspectos pessoais, sociais e profissionais.
A necessidade de implantar uma metodologia de melhoria contínua se dá por um mercado cada vez mais competitivo e por consumidores acostumados com a grande qualidade das entregas, a soma desses fatores contribui para popularização do método kaizen.
O que é o Método Kaizen?
O método kaizen é o processo de melhoria contínua, e quando aplicado ao contexto empresarial atua com objetivo de reduzir os custos e aumentar a produtividade. O método envolve toda equipe, desde o CEO até o operário, para que todos os processos possam ser otimizados, da produção ao administrativo.
Atualmente essa metodologia é conhecida e aplicada no mundo todo, mas no cenário em que surgiu, o Japão era um país devastado pela guerra e precisava reestruturar seus processos industriais para que suas empresas voltassem a competir globalmente, mesmo com pouco recurso, e para isso desenvolveram o método kaizen.
A Toyota é uma das grandes indústrias japonesas que se estruturou com base nessa metodologia e alcançou o patamar de maior empresa do mundo em relação a tamanho, faturamento e lucratividade. Isso acontece porque a filosofia do método entende a capacidade do ser humano e dos processos evoluírem constantemente, conquistando pequenos objetivos para alcançar uma grande evolução.
Onde surgiu o Método Kaizen?
O método kaizen surgiu logo após o término da Segunda Guerra Mundial, quando o Japão precisou desenvolver estratégias para recolocar a indústria japonesa no mapa, e dentre os métodos criados, o Kaizen ganhou destaque.
Com isso, o foco se tornou garantir a qualidade dos processos através da redução de custos e aumento da produtividade, obtendo lucro, engajando os funcionários com as conquistas, eliminando desperdícios e mantendo os clientes satisfeitos.
Kaizen e os 5s:
Dentro de um processo de melhoria contínua, existem alguns fatores que servem como referência do que deve ser melhorado, esses são organizados dentro dos 5s:
Seiri:
Trata-se da definição das coisas que são úteis ou não para o seu processo, eliminando ou separando tudo que não é essencial para seguir com seu fluxo normal. Por exemplo, os materiais parados no meio da fábrica ou os processos longos de aprovação em pedidos de compras, ambos são inúteis e desaceleram as atividades da empresa, por isso devem ser eliminados.
Seiton:
Seiton tem foco na organização, seja da produção ou do administrativo e basicamente visa acelerar o processo por meio da padronização de como algo é realizado. Por exemplo, se o seu colaborador ‘’X’’ diariamente realiza o corte de mármore e para isso utiliza a maquita, deve sempre ter a maquita a sua disposição, em um lugar pré-definido, assim como o responsável por gerenciar o financeiro deve ter o sistema erp adequado para gestão financeira a sua disposição.
Seiso:
Princípio ligado a limpeza e organização do ambiente de trabalho. Para manter a produtividade, um ambiente limpo, com a manutenção das máquinas em dia, iluminação e ventilação são primordiais, pois assim se mantém a motivação e a saúde dos colaboradores, garantindo a eficiência da cadeia produtiva.
Seiketsu:
Voltado aos colaboradores, esse princípio visa incentivar que a equipe leve o método kaizen para vida além do trabalho, tornando-se melhores dia após dia. Isso parte da crença que o ambiente de trabalho é um grande formador de caráter da sociedade e que essas boas práticas irão potencializar os bons resultados da sociedade como um todo.
Shitsuke:
Shitsuke é a disciplina de aplicação do método kaizen, que funciona perfeitamente somente com a participação de todas as peças da empresa, desde o CEO até o operário. A liberdade é um dos fatores determinantes para que o processo ocorra bem, permitindo que cada um otimize o seu próprio trabalho e colabore nas decisões da empresa.
Como aplicar o Método Kaizen na empresa:
Para aplicar o método kaizen não é necessário nenhum grande investimento, visto que quando surgiu a metodologia, os japoneses enfrentavam a falta de recursos em suas indústrias e o objetivo era justamente reduzir os custos e aumentar a produtividade através de práticas estabelecidas por uma filosofia de crescimento.
Para iniciar a implementação do método kaizen, é preciso abandonar os hábitos antigos e estabelecer os novos, então deve-se enxergar o cenário atual da empresa e entender tudo que está falhando, para que nas primeiras implementações os processos já apresentem melhorias.
Lembrando que focar nas práticas positivas da empresa é um passo fundamental, pois as mesmas podem ser replicadas em outros setores do seu negócio. Nem sempre é possível corrigir um erro por completo de uma vez só, mas se pequenas melhorias forem implementadas no momento da identificação do erro, mais perto
do objetivo você se colocará.
Dessa forma, você corrige problemas imediatamente e o funcionário se beneficia daquela melhoria, isso o mantém motivado para continuar realizando progressos. Em um cenário diferente, a empresa traça objetivos vagos para o final de um período longo, dessa forma, sua equipe naturalmente prioriza suas próprias demandas e não se sente parte de um grande projeto.
Para mudar isso, o método kaizen estrutura a evolução contínua, mantendo os colaboradores engajados desde as menores decisões. Um dos maiores desafios, é fazer com que a equipe internalize o projeto e entenda que ele não tem fim, que faz parte de algo eterno e que pode ser utilizado tanto no trabalho, quanto na vida pessoal de cada um, o que certamente irá refletir na sociedade.
Com toda equipe engajada ao método kaizen, os colaboradores e gestores devem ter liberdade para avaliar o seu próprio processo e sugerir melhorias. Frente a isso, é importante definir alguns aspectos: Condição atual do seu trabalho, onde você deseja chegar e o que fazer para alcançar o seu objetivo.
Com esse cenário bem definido, existem algumas etapas a seguir para implementar as melhorias ao processo, sendo eles:
- Identificar o problema;
- Planejar uma solução;
- Implementar a solução;
- Metrificar os resultados;
- Padronizar o novo processo.
Benefícios de Implementar o Kaizen:
Existem benefícios que são obtidos através da implementação da metodologia kaizen e de sua boa execução, são eles:
Redução dos Custos:
Os processos são otimizados constantemente, aumentando a produtividade do negócio e reduzindo os gargalos que, no final das contas, custam tempo e dinheiro. A redução de custos do setor financeiro é um impacto da melhoria contínua que não envolve grandes investimentos, apenas adaptações constantes que antes de serem implementadas são claramente analisadas como investimentos rentáveis.
Cultura do bem-estar:
Dando liberdade para que os colaboradores sejam proativos e identifiquem as oportunidades de melhorias nos processos, a empresa se beneficia e torna o funcionário mais engajado com os objetivos do negócio, isso resulta em um empenho maior da equipe. Além disso, a cultura da empresa baseada nos 5S, otimiza o ambiente de trabalho para o bom desempenho do colaborador.
Capacitação Profissional:
O método kaizen consiste em evoluir todos os dias, mesmo que nos detalhes e para isso é importante capacitar os profissionais que fazem parte do processo, pois é através do padrão de produção que a qualidade dos produtos é garantida. A capacitação se dá por um movimento natural da sua cadeia produtiva, que busca evoluir e tem como base os colaboradores.
Qualidade dos Produtos e Serviços:
A qualidade dos produtos depende do processo de fabricação, se você pré-definir a matéria-prima utilizada através da ficha técnica de cada produto e estabelecer um processo padrão de fabricação, terá um padrão de qualidade nos itens vendidos.
Se os colaboradores tiverem um método de produção, com boas ferramentas que o auxiliam em sua produtividade, também irão manter o padrão de seus serviços e com isso você manterá os clientes da empresa satisfeitos.
Surgimento de Líderes:
Para iniciar o projeto são estabelecidos líderes de inovação, que tomarão a frente sobre as melhorias na empresa e irão incentivar os demais funcionários a colaborarem com boas ideias para evolução do processo. A definição de líderes não serve para limitar os que participam da metodologia kaizen, mas para que esses incentivem os demais colaboradores.
Kaizen e a Melhoria Contínua:
O método kaizen não exige uma grande fórmula, mas planejamento e análise das circunstâncias. Normalmente é implantado quando há necessidade de evoluir para se manter competitivo, quando é preciso extrair o máximo do que se tem.
Para garantir que a metodologia kaizen trará bons resultados, deve-se iniciar por um consenso geral de que existe a necessidade de melhorar, e a partir disso, listar os processos que hoje são agentes negativos e positivos na sua empresa.
Dessa forma, a empresa estará mapeada em sua situação atual e durante todos os próximos dias, as evoluções devem acontecer em busca da produtividade, redução de custos, melhoria das ferramentas e do ambiente de trabalho.
Esse método funciona como uma filosofia de vida para os japoneses, que inserem essa cultura de evolução contínua em sua sociedade, que hoje detém o segundo maior (PIB) do mundo.