A falta de tempo é uma das grandes vilãs na gestão empresarial. Veja como lidar com esse problema que afeta tantos gestores.
A gestão de tempo é uma das atividades mais desafiadoras encontradas pelos empresários hoje em dia.
Isso porque com tantas demandas que surgem ao longo do dia, fica difícil saber o que deve ser priorizado e feito na hora, o que pode ser adiado ou o que é irrelevante.
Definir o que deve ser feito em cada situação nos momentos em que você se encontra de cabeça quente poderá fazer com que você tome decisões precipitadas, priorize atividades irrelevante e acabe tomando atitudes que afetarão o rumo de sua empresa.
O dia tem 24 de horas, porém para algumas pessoas esse tempo não é o suficiente.
Independentemente do que fazem ou do quanto reorganizem o dia a dia, nunca é possível cumprir todas as atividades programadas para o dia.
Outro problema encontrado é a dificuldade na separação entre a vida pessoal e a vida profissional.
Para que você consiga organizar o seu dia e melhore a distribuição das demandas para que as atividades mais importantes não sejam esquecidas, continue a leitura e veja 5 técnicas infalíveis para a gestão do tempo.
1. Faça um levantamento do uso do tempo
Não é possível ter o controle do tempo caso você não saiba como ele está sendo gasto.
Ao final do dia, caso seja feito uma retrospectiva de suas atividades, é bem provável que as memórias sejam referentes as atividades que foram mais complicada ou que foram mais chatas de realizar.
Nossa memória afetiva é mais forte, sendo assim as atividades que demandaram um maior esforço, mesmo que tenham sido mais rápidas serão encaradas como as culpadas pela falta de produtividade do dia.
Por isso, fazer um levantamento do tempo é tão importante. A cada atividade que tiver que realizar, olhe o tempo que irá demorar para a sua realização.
Sabendo quais são as atividades que demandam mais tempo, será possível se programar melhor e organizar o dia.
Independente de qual seja a atividade feita, relacionada a trabalho ou não, anote o tempo que foi dedicado a ela.
Após observar os dados obtidos, as atividades que estão demandando a maior parte do tempo serão identificadas e melhor programadas.
2. Delegue funções
Muitos gestores buscam abraçar o mundo com as mãos e com isso, acabam ficando sobrecarregados. Ter pessoas de confiança e que estão dispostas a fazer a sua empresa crescer é fundamental para o seu negócio.
As atividades podem ser delegadas atividades, para que o trabalho não fique concentrado em uma única pessoa.
Dividir as funções entre os colaboradores, fará com que a empresa seja mais produtiva e cumpra as demandas dentro do tempo estipulado.
3. Saiba dizer “não” quando necessário
É comum achar dentro das empresas as pessoas que se orgulham por trabalhar em excesso, virando noites, trabalhando no final de semana e fazendo milhares de horas extras, prejudicando a sua rotina e o seu relacionamento com as demais pessoas.
Permanecer no estado constante é muito prejudicial para a saúde física e emocional. É necessário saber dizer não às demandas que surgem fora do horário comercial.
A princípio, pode ser desconfortável, porém a separação entre o trabalho e a vida pessoal é muito importante para o rendimento do profissional.
Desenvolver habilidades e competências cognitivas e, principalmente socioemocionais, darão as ferramentas necessárias para alavancar as soluções aos novos desafios do mercado – da nova economia e da humanidade.
4. Otimize as tarefas
Existem muitas ferramentas para otimizar os processos online e melhorias que podem ser feitas no dia a dia da empresa.
A otimização pode ser feita nos processos offline. Imagina que todas as semanas você tenha que ir à papelaria para comprar cartuchos para impressora e sempre há demora e fila no local.
Para otimizar o tempo, você pode deixar agendada a encomenda e a entrega, assim chegará em sua empresa de forma mais rápida e eficiente.
5. Use sistemas de gestão
Caso você esteja acostumado a criar relatórios a partir de planilhas, por exemplo, com aquisição de um sistema de gestão empresarial e financeiro será possível criar relatórios com alguns cliques.
Os sistemas também estão menos sujeitos a erros, além de automatizar vários processos como a conferência dos horários em que os funcionários chegaram a empresa ou quanto material ainda está em estoque.
A pesquisa encomendada pela Sage com empresas de pequeno e médio porte dos Estados Unidos e realizada pela IDG Research Services, mostra de forma significativa a diferença entre empresas que adotam sistemas de gestão e as que não utilizam a tecnologia.
O estudo comprovou que as empresas que possuem sistemas de gestão eficientes podem crescer 35% mais rápido quando comparadas às que realizam os processos de forma manual.
A produtividade também é afetada, sendo cerca de 10% maior nas companhias que utilizam sistemas de gestão.
Como consequência da utilização de sistemas de gestão empresariais e financeiros, a gestão de tempo é mais eficiente, afinal, não é necessário realizar processos demorados e manuais quando se tem o sistema, basta apenas dar alguns cliques.
Essas 5 técnicas podem auxiliar na retomada do controle do tempo na sua vida profissional e pessoal. Para conseguir colocá-las em prática será necessária muita organização e determinação.
Para já começar com pé direito, conheça o cel_cash, um sistema de gestão financeira que simplifica o dia a dia do gestor.
Com o cel_cash é possível cadastrar as cobranças em menos de 2 minutos de modo que ela seja refeita pelos próximos meses de forma automática entre muitos outros benefícios.
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