Saiba como enviar e-mail de cobrança com qualidade e segurança para diminuir a inadimplência na sua empresa. Veja modelos para cada tipo de situação!
Quando o dia do pagamento acertado com o cliente chega, geralmente gera uma ansiedade. A gente aguarda pelo pagamento do cliente, a cada minuto, até o dinheiro cair na conta.
Afinal, é o que sustenta o seu negócio, não é mesmo?
Mas sempre existem aqueles inadimplentes. Quando chega a hora de cobrar, é necessário ter cautela na maneira que isso será feito.
Só em 2021, o Brasil atingiu o número de mais de 63,4 milhões de inadimplentes. O maior índice registrado, desde julho de 2020, segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa.
De acordo com a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas e o SPC Brasil, 4 a cada 10 brasileiros adultos estão negativados, em 2022.
Por isso, quanto melhor e mais organizado for o seu processo de cobrança, melhor será o seu retorno e sua recuperação de créditos.
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Como fazer um e-mail com mensagem de cobrança?
Parece até que é fácil, mas nem tanto. Criar um e-mail de cobrança é algo que deve ter zelo, não o colocando como uma tarefa menos importante do que as demais.
Infelizmente, a cobrança é algo que faz parte do cotidiano das empresas e que se tornou necessário, em muitos ambientes, por causa da inadimplência.
Muita gente pensa: a cobrança por e-mail é legal? Sim, mas deve ser feita diretamente ao devedor.
Em momento com tantas pessoas inadimplentes, no Brasil, as empresas precisam manter um setor de cobranças ativo com uma boa estrutura, a fim de intensificar o contato com o devedor, diminuindo a prolongação da dívida.
Caso uma empresa tenha o desejo de gerar uma cobrança contra o seu cliente, que está inadimplente, é necessário que as regras estejam dentro do Código de Defesa do Consumidor (CDC).
É importante que a empresa assegure ao consumidor, que ele não será exposto a situações desagradáveis e não será levado ao constrangimento, nem ameaça.
As empresas devem seguir algumas recomendações básicas, antes de fazer um e-mail de cobrança:
- Usar uma linguagem apropriada para a ocasião, sendo clara e gentil ao mesmo tempo;
- Utilizar apenas os contatos fornecidos pelo cliente, assim como seu e-mail e telefone;
- Informar os dados do débito do cliente, de forma clara e transparente, assim como os juros e multas;
- Informar um prazo que seja confortável para a quitação do débito;
- Colocar sempre a frase “caso o pagamento tenha sido efetuado, desconsidere essa mensagem”, por exemplo. Isso porque o consumidor já pode ter pago a conta.
Leia também: Régua de Cobrança, o que é?
Tipos de e-mails de cobrança
Antes de fazer a mensagem de cobrança para clientes, fique atento aos tipos de e-mail de cobrança.
Aviso de vencimento
Esse e-mail de cobrança é uma cobrança de forma preventiva, que informa ao cliente sobre o pagamento da sua fatura em breve.
Esse tipo é muito utilizado por prestadores de serviços recorrentes, que necessitam avisar ao cliente que sua conta está vencendo.
Com isso, ele pode evitar a inadimplência ou o esquecimento do cliente. Caso a empresa tenha algum sistema, o e-mail pode ser emitido de forma automática ou enviado manualmente pelo funcionário responsável.
É importante que esse e-mail seja enviado apenas uma vez. Se sua empresa repete muito essa informação, pode até caracterizar uma abusividade da cobrança.
Por isso, o e-mail de cobrança deve ser guiado pelas boas práticas.
Fatura em aberto
Quando o pagamento não é identificado, geralmente o e-mail enviado é informado que a fatura permanece em aberto. Neste caso, a função da mensagem é saber do cliente se a conta já está paga ou ainda não.
Ao enviar um e-mail sobre a fatura em aberto, não significa que é uma cobrança de contas atrasadas, mas de verificação, já que os valores ainda não caíram na conta da empresa.
É importante que o e-mail enviado, tenha em seu anexo, uma segunda via do boleto para pagamento, em uma forma até de alertar o cliente para entrar em contato com a empresa, caso esteja com dificuldades para quitar o débito.
É possível também avisar ao cliente, que podem haver multas e juros aplicados sobre o valor da fatura, em caso de atrasos.
Pagamento em atraso
Alguns dias após o vencimento, esse e-mail é enviado para o cliente. Ele deve ser um pouco mais objetivo. A intenção é alertar ao cliente sobre a existência de uma dívida e que pode haver consequências, caso o pagamento não seja feito.
É interessante que a empresa se mostre à disposição para resolver o problema e apresente ao cliente um caminho para uma possível negociação entre as partes.
Dentro desse e-mail, a empresa pode disponibilizar também uma segunda via para o respectivo pagamento. Sendo também informado os juros e multas sobre o valor do boleto.
De uma forma bem sutil, a empresa deve mostrar que existem consequências desagradáveis em caso de não pagamento. Mas também de apresentar benefícios que o cliente está perdendo por ter o débito em aberto.
Proposta de negociação
Após o atraso em 7 dias ou mais. Sendo que o e-mail de cobrança deve ser enviado entre 7 e 15 dias de atraso, com proposta de negociação para o cliente.
Para facilitar a vida do consumidor e também garantir o pagamento na caixa da empresa, deve ser proposta uma saída amigável para o pagamento, podendo ser o pagamento com desconto ou mesmo o parcelamento do valor.
Dentro do desconto, pode ser a redução de juros, por exemplo. Tudo deve ser feito de acordo com as condições que também sejam favoráveis à empresa e não apenas ao consumidor.
Dentro deste e-mail é importante destacar que pode ser a última chance de quitar a dívida. A ideia é chegar em um acordo, a fim de evitar medidas mais desgastantes.
Notificação protesto ou negativação
Esse é um tipo de e-mail de cobrança extrajudicial, que deve ser enviado depois que passar todas as fases de cobrança. As cobranças amigáveis não dão certo e as mais severas entram em cena.
Uma delas é negativar o cliente nos órgãos de proteção ao crédito e o boleto ser protestado em cartório. Nessa hora, o cliente deve ser noticiado oficialmente por carta e também receber um e-mail com o aviso.
Isso só pode ser realizado, com no mínimo, 30 dias de atraso do pagamento.
Modelos de mensagem de cobrança
Montamos alguns modelos de e-mail de cobrança para diferentes tipos de ocasiões que podem ocorrer dentro do seu negócio:
Aviso de vencimento
Assunto: (nome do cliente), seu boleto vence amanhã.
Bom dia, fulano.
Este e-mail é para informá-lo que a sua fatura de n° X, no valor de R$x, vence amanhã, dia xx/xx/xxxx.
Em caso de dúvidas ou problemas para realizar seu pagamento, entre em contato conosco através do telefone (xx) xxxx-xxxx, Whatsapp xxxx-xxxx, ou responda este e-mail, que teremos o maior prazer em te atender.
Caso tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
(assinatura do responsável da empresa ou da própria empresa).
Fatura em aberto
Assunto: (nome do cliente), não identificamos o pagamento da sua fatura.
Bom dia, fulano.
Até o momento, ainda não identificamos o pagamento da sua fatura n° x, no valor de R$x, vencida no dia xx/xx/xxxx.
Se precisar de ajuda para a realização do pagamento e regularizar sua situação, responda este e-mail ou entre em contato conosco através do telefone (xx) xxxx-xxxx (dia e horário para atendimento).
Caso tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
(assinatura do responsável da empresa ou da própria empresa).
Pagamento em atraso
Assunto: (nome do cliente), seu pagamento está atrasado.
Bom dia, fulano.
Verificamos em nosso sistema, que sua fatura n° x, no valor de R$x, vencida no dia xx/xx/xxxx continua pendente.
Solicitamos que faça a regularização para que não perca os seus benefícios. Estamos enviando a segunda via do boleto para que você realize o pagamento.
Se estiver com problemas para fazer o pagamento, entre em contato conosco através do telefone (xx) xxxx-xxxx ou respondendo este e-mail. Será um prazer te ajudar.
Caso tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
(assinatura do responsável da empresa ou da própria empresa).
Proposta de negociação
Assunto: (nome do cliente), temos uma proposta para facilitar o seu pagamento.
Bom dia, fulano.
Temos uma proposta de negociação disponível para que você possa regularizar a sua fatura n° x, no valor de R$x, vencida no dia xx/xx/xxxx.
Como não tivemos retorno nas últimas tentativas de contato, queremos chegar a um acordo para que o Sr./Sra. continue aproveitando os nossos serviços.
Para ter acesso às condições especiais de pagamento, entre em contato conosco, o mais breve possível, através do telefone (xx) xxxx-xxxx ou respondendo este e-mail.
Lembramos que se o débito não for quitado até o dia xx/xx/xxxx, não teremos outra alternativa a não ser recorrer aos órgão de proteção ao crédito.
Caso tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
(assinatura do responsável da empresa ou da própria empresa).
Notificação de protesto ou negativação
Assunto: (nome do cliente), temos uma proposta para facilitar o seu pagamento.
Bom dia, fulano.
Viemos informar que a sua fatura n° x, no valor de R$x, vencida na data xx/xx/xxxx, está em aberto há x dias.
Devido à falta de pagamento, sua dívida será inscrita no Serasa e SPC após 48 horas.
Solicitamos que entre em contato conosco através do telefone (xx) xxxx-xxxx para uma possível negociação.
Caso tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
(assinatura do responsável da empresa ou da própria empresa).
Como automatizar e-mails de cobrança
Escrever esse e-mail pode ser muito trabalhoso e estressante. Por isso, a tecnologia facilita as maneiras de cobrança.
Com um sistema de cobrança 100% digital, você consegue programar o envio das mensagens antes ou depois da data de vencimento.
Você pode criar uma sequência automática de alertas e mensagens para reduzir a inadimplência, por meio do e-mail da sua empresa.
Basta configurar o sistema e deixar que as mensagens sejam enviadas de forma automática.
No entanto, você precisa ter um processo de cobrança estruturado e um negócio recorrente que trabalha com assinaturas ou mensalidades, por exemplo.
Leia também: Billing: o que é e vantagens da automatização
Cobrança automática na cel_cash
A cel_cash realiza cobranças, sejam elas avulsas ou recorrentes, por meio da gestão de clientes da sua empresa. É uma ferramenta completa que ajuda a diminuir o índice de inadimplência.
A ferramenta é muito utilizada em escolas, startups, academias e vários outros serviços que atuam no sistema por assinatura ou cobrança recorrente.
Caso a cobrança recorrente no cartão de crédito do cliente, por exemplo, tenha sido negada, a cel_cash realiza uma tentativa inteligente. E para cada motivo, o tratamento é diferenciado, a fim de reduzir a inadimplência, com mensagens específicas.
Após o atraso, serão oferecidas formas de pagamento alternativas para o cliente.
Atualize sua forma de pagamento da sua empresa com a cel_cash
Agora que você já sabe que pode diminuir a inadimplência na sua empresa, já entendeu também que você pode contar com a cel_cash para isso.
Você não vai precisar se preocupar com o dia que o cliente vai pagar o boleto. Receber o pagamento recorrente vai facilitar a sua vida e a saúde financeira do seu negócio! Atualize já a sua forma de pagamento com a cel_cash!