A régua de cobrança é um instrumento utilizado para gerenciar a cobrança de contas a receber e, consequentemente, a lucratividade de empresas. Esta ferramenta é essencial para o sucesso econômico de qualquer negócio e possui diversas vantagens sobre as práticas tradicionais de cobrança.
Neste artigo, vamos discutir o que é a régua de cobrança, quais são as suas principais características e qual é a sua importância para o sucesso de uma empresa.
A régua de cobrança é um instrumento que permite ao administrador de uma empresa realizar a cobrança de contas a receber de maneira eficaz.
Esta ferramenta possui diversos recursos que permitem controlar e gerir as contas a receber com eficiência, melhorando a lucratividade da empresa.
Além disso, a régua de cobrança é capaz de permitir que a empresa tenha acesso a informações precisas e atualizadas sobre o estado de seus clientes, o que facilita o processo de cobrança.
Esta ferramenta também é essencial para ajudar a empresa a se manter em conformidade com as leis e regulamentos em vigor. Portanto, nos acompanhe nessa leitura onde discutiremos o que é a régua de cobrança e qual a sua importância para as empresas. Vamos começar?
O que é régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma forma que empresas utilizam para cobrar clientes de forma organizada. Por ser automatizada, a régua de cobrança é extremamente necessária para diminuir a inadimplência.
Cobrar alguém é terrível, não é mesmo?
Poucas são as pessoas que se sentem à vontade para fazer cobranças para alguém que está devendo.
É bem provável que você já tenha passado por essa experiência e, portanto, sabe bem quão ruim é enfrentar uma situação dessas.
A régua de cobrança evita que empreendedores, empresários e até funcionários ligados às finanças tenham de cobrar os clientes individualmente e de forma desorganizada.
Por meio dessa régua, são enviados ao cliente:
- avisos de contas atrasadas;
- envio de cobrança próximo à data de vencimento;
- envio de dados sobre faturas abertas;
- tentativas de contato.
Fica claro com isso que a régua de cobrança é importante para permitir que as finanças empresariais permaneçam saudáveis, diminuindo as taxas de inadimplência.
Como funciona a régua de cobrança
A régua de cobrança pode ser utilizada por toda empresa que precisa receber de clientes inadimplentes. No entanto, é especialmente necessária para empresas cujo modelo de atuação é o de recorrência.
O funcionamento da régua de cobrança está associado ao aviso para os clientes sobre proximidade da data de vencimento ou faturas já vencidas.
Dessa forma, a empresa consegue estabelecer contato com o cliente nos momentos mais oportunos e por meio das mais diversas mídias, sobretudo SMS e e-mail.
A régua de cobrança é assim chamada porque consiste em uma jornada, uma trajetória, que acompanha todas as fases das interações financeiras entre empresa e clientes.
Como parte dessa trajetória, podemos citar, por exemplo, a geração da fatura, o pagamento, o envio de boletos corrigidos e o cancelamento dos serviços.
Automatizadamente, as comunicações são realizadas em períodos pré-determinados, com foco na melhor experiência do cliente.
A régua de cobrança também auxilia na identificação de clientes inadimplentes, assim como na análise de prejuízos e custos inerentes à cobrança.
Com a régua de cobrança é possível obter maior controle sobre as finanças, reduzir custos e gerenciar melhor as cobranças. Por isso, a régua de cobrança é extremamente importante para todas as organizações.
Com toda a descrição que trouxemos até aqui, fica evidente a necessidade da régua de cobrança para empresas cujo faturamento depende do recebimento recorrente ou por assinatura.
A importância para a sua empresa
Sua empresa depende do faturamento para sobreviver. É óbvio que, sem dinheiro, sua organização não subsistirá por muito tempo.
Isso fica evidente, por exemplo, em pesquisa divulgada pelo Sebrae, que demonstra não haver um único motivo para falência das empresas, no entanto, entre os mais frequentes fatores, incluem-se as questões financeiras e de gestão.
Quando não entra dinheiro suficiente em caixa, naturalmente a empresa irá experimentar sérios problemas.
A régua de cobrança diminui os gargalos financeiros, sobretudo porque ataca a principal fonte de problemas: a inadimplência. Desse modo, consegue-se uma maior previsibilidade no fluxo de caixa, favorecendo os resultados.
O grande trunfo da regra de cobrança está associada à geração de informação. A ferramenta consegue municiar a equipe financeira de riquíssimos dados.
5 Vantagens da régua de cobrança
O saldo da utilização da régua de cobrança, mesmo quando há custos para implantação de uma régua automatizada, é sempre positivo.
Objetivamente, a ferramenta consegue gerar um grande impacto de otimização na empresa, pois permite que cada fase do processo de cobrança seja corretamente visualizado, facilitando que o penoso trabalho de cobrança ocorra.
Com tudo isso implantado, as empresas sempre percebem grandes vantagens como:
Redução da inadimplência
A inadimplência está associada a um dos maiores problemas que as empresas enfrentam sob o ponto de vista financeiro.
Quando a taxa de inadimplência está lá em cima, é sinal de que o faturamento está lá embaixo.
Combater esse mal, portanto, é parte fundamental da estratégia de gestão financeira de uma organização.
Ao lembrar o cliente, a régua de cobrança evita que certas faturas não sejam pagas devido ao esquecimento.
Nem todas as pessoas devem por falta de dinheiro, mas também por falta de organização e consequente esquecimento. A régua de cobrança ajuda a evitar isso.
No que diz respeito à empresa, também há um agravante: equipes financeiras, quando contam com grande volume de cobranças a serem feitas, podem acabar deixando passar alguma fatura.
Dessa forma, a régua de cobrança ajuda os usuários a manterem uma boa organização das contas e a realizar pagamentos de forma mais segura.
A régua de cobrança impede que isso aconteça.
Ajuda na organização das contas
Um setor financeiro conta com diversas atribuições que exigem muita energia.
Muitas empresas acabam tendo problemas na organização das contas por conta disso. A equipe enxuta por vezes precisa preocupar-se tanto com a cobrança de inadimplentes, que algumas contas a pagar acabam passando batido.
Além disso, quando existem gargalos na entrada do dinheiro na empresa, é natural que nem todas as obrigações sejam honradas pela organização.
A régua de cobrança proporciona uma solução para as duas situações expostas acima. Em primeiro lugar, desafoga o trabalho da equipe financeira, dando-lhe mais facilidade para cuidar de outras demandas.
Em segundo lugar, a régua de cobrança aumenta o dinheiro entrando, facilitando o pagamento das obrigações.
Facilidade de pagamento
Ainda como vantagem da régua de cobrança, precisamos destacar que há um aumento da facilidade de pagamento para o cliente.
Ao ser lembrado com mais frequência de suas obrigações, bem como ao receber cobranças com links ou boletos atualizados, o cliente terá muito mais conveniência diante do pagamento.
Embora essa facilidade pareça favorecer o cliente, naturalmente também beneficia a empresa, já que com o pagamento facilitado as empresas também receberão com maior facilidade.
Maior profissionalismo
A visão que seu cliente constrói da sua empresa é influenciada por diversos fatores, o que inclui, por exemplo, como o relacionamento é ordinariamente construído.
Já pensou se o seu cliente recebe uma cobrança quando ele já realizou o pagamento? Isso demonstraria falta de profissionalismo e prejudicaria como ele enxerga sua empresa.
Caprichar nos detalhes significa projetar uma imagem mais profissional do seu negócio, sobretudo por meio do envio personalizado de cobranças e dos avisos esporádicos de vencimento.
Isso está longe de ser algo descartável e que possa ser deixado de lado. As empresas precisam se preocupar com isso, afinal, é a imagem da empresa que está em jogo.
Facilidade de recebimento
Por fim, vale destacar com vantagem a facilidade de recebimento.
Já falamos sobre a facilidade de pagamento, ou seja, a facilidade sob o ponto de vista do cliente de conseguir realizar os pagamentos em dia.
A facilidade de recebimento é uma consequência disso, pois consiste na consequência da régua de cobrança no dia a dia da empresa, aumentando o número de recebimento e de dinheiro em caixa.
Quanto mais lembretes e opções distintas de pagamento são enviados ao cliente, o recebimento torna-se algo mais frequente.
Para empresas que buscam aumentar o recebimento e acabar com a inadimplência, a régua de cobrança é essencial.
Como fazer régua de cobrança na sua empresa
Chegamos a uma parte mais prática do nosso conteúdo.
Diante do desenvolvimento deste artigo, já ficou claro no que consiste a régua de cobrança, inclusive suas vantagens e facilidades para a empresa.
Com certeza, você já está desejoso por aplicar tudo isso em sua empresa. Mas, calma. Há um processo que precisa ser seguido para conseguir gozar de todos os benefícios expostos.
Em resumo, aplicar a régua de cobrança significa estabelecer quando as comunicações com seus clientes serão feitas, bem como por qual canal e conteúdo enviado.
Confira, a seguir, um detalhamento por cada meio de pagamento:
Para boletos bancários
Em sua régua de cobrança é essencial considerar as variáveis dos boletos bancários, já que o mesmo ainda é um dos principais meios de pagamento utilizados no Brasil, sobretudo na área de serviços.
No caso de assinaturas recorrentes por boleto, o desafio é muito grande, porque não há como definir cobranças automáticas.
Pode ajudar, no entanto, a aplicar algumas ações práticas na régua de cobrança, como a emissão antecipada do boleto (recomenda-se emitir de 20 a 10 dias antes do vencimento).
Com relação à cobrança de inadimplentes, notificações 5, 10, 20 e 30 dias em caso de não pagamento são os prazos mais recomendados.
Mas não esqueça de cadastrar a regra de desativar as notificações em caso de pagamento.
Para cartão de crédito
O cartão de crédito é o mocinho da recorrência e das réguas de cobrança. Isso porque, com ele, é possível cadastrar cobranças que se renovam mensalmente, o que diminui problemas de não recebimento.
Mas isso não significa que as réguas de cobrança não são necessárias. Pelo contrário, já que é muito comum que cartões cadastrados fiquem sem limite ou sejam cancelados.
Nesses casos, a cobrança entrará em jogo para garantir que tudo ocorra bem.
Para a régua de cobrança, é importante considerar algumas boas práticas, como a notificações imediatas do consumidor em caso de falhas no faturamento. Todos os canais podem ser utilizados, mas são as mensagens de texto que parecem funcionar melhor.
Para depósito ou transferência
O controle mais desafiador, com certeza, fica por conta do depósito e das transferências. Isso porque há um processo muito complexo envolvido nesse pagamento, sendo a necessidade do cliente deslocar-se até uma agência bancária.
É claro que hoje é possível concretizar transferências pelo celular, no entanto, não são todos os brasileiros que utilizam o celular com destreza.
Além do mais, depósitos não podem ser feitos online, mas apenas em agências físicas.
Como boa prática para a implementação da régua de cobrança, vale citar a notificação constante do cliente, por todos os canais possíveis.
Dificilmente haverá um negócio recorrente que adote como modelo de pagamento os depósitos, mas, caso haja, o recomendado é trocar por formas mais práticas.
Quando um cliente é visto como inadimplente?
A inadimplência é um inimigo a ser vencido. Mas, afinal, quando um cliente já pode ser considerado inadimplente? Será que só de atrasar um ou dois dias já podemos tachá-lo de inadimplente?
A resposta é: depende.
Não existe uma resposta definitiva para isso, já que cada empresa precisará considerar sua realidade e, principalmente, o histórico do cliente.
Um cliente que paga sempre em dia e falha uma ou outra vez, naturalmente não pode ser classificado como inadimplente, mas a régua de cobrança pode ajudá-lo a lembrar-se do pagamento.
Como se comunicar com esse cliente
O grande desafio é conseguir falar da forma correta com aquele cliente considerado inadimplente.
Isso é o que separa setores financeiros profissionais dos amadores.
Um setor financeiro que não consegue estabelecer uma comunicação eficiente, geralmente falhará em sua missão de cobrança e diminuirá a taxa de sucesso dos contatos.
A dica prática é nunca usar uma linguagem acusatória, mas sim propositiva e positiva. Ou seja, nunca fale “você não pagou”, ou “você está devendo”, mas sim “vamos regularizar sua situação?”, ou “acredito que você esqueceu de pagar seu boleto”.
Leia mais: O que é experiência do cliente e como colocar em prática
Régua de cobrança: soluções cel_cash para sua empresa
Você conhece a Celcoin? Com o cel_cash você pode integrar um sistema automatizado de cobranças em sua régua de cobrança, diminuindo drasticamente a inadimplência.
Através de uma plataforma exclusiva, será possível gerenciar clientes e pagamentos, independentemente do modelo de cobrança. Entre as soluções disponíveis estão:
- retentativas inteligentes de pagamento;
- link de pagamento;
- envio por WhatsApp;
- notificações personalizadas;
- relatórios e dashboards.
Que tal atualizar a forma de pagamento da sua empresa? Saiba mais sobre o cel_cash no site oficial.
Neste artigo você pôde conhecer mais sobre a régua de cobrança, entendendo assim seu significado, que consiste em uma forma que empresas utilizam para cobrar clientes de forma organizada.
Você teve acesso, também, às cinco vantagens, sendo elas:
- redução da inadimplência;
- ajuda na organização das contas;
- facilidade de pagamento;
- maior profissionalismo;
- facilidade de recebimento.
Por fim, mostramos dicas práticas de como fazer régua de cobranças para os mais diversos meios de pagamento e, também, como comunicar-se corretamente com um cliente inadimplente.