Setor de cobrança é uma área que tem o objetivo de cuidar das contas a receber. Saiba como melhorar o seu setor de cobrança e diminuir a inadimplência!
Se você possui um setor de cobrança dentro da sua empresa, podemos dizer que você está a um passo à frente da sua concorrência.
Esse é um setor específico, que deve ter pessoas que saibam lidar com a recuperação de faturamento.
Neste caso, é um momento de relacionamento com o cliente, de certa forma até sensível. Lidar com a cobrança não é fácil.
Por isso, cuidar desse setor com excelência trará mais tranquilidade aos negócios e promoverá um setor de cobrança mais produtivo.
O que é setor de cobrança?
Setor de cobrança é uma área dentro da empresa, que tem o objetivo de cuidar das contas a receber. É o setor de cobrança que faz com que o relacionamento entre o cliente e a empresa vire um elo de duas pontas.
Os procedimentos setor de cobrança são bem parecidos de empresa para empresa, mas com algumas características diferentes.
Vamos supor que você possui uma empresa de marketing e cobra de forma recorrente os seus clientes. Em algum momento, algum cliente vai querer um serviço mensal, mas com pagamento via boleto.
Caso o boleto esteja em aberto, você cobrá-lo de forma sutil, através de um e-mail. Por exemplo. Se a data de vencimento já tiver passado muito, você pode ligar e criar um elo com o cliente. Esse é um dos procedimentos de um setor de cobrança eficaz.
Neste caso, a gestão de cobrança tem um papel importante nos procedimentos setor de cobrança.
De forma simples, a gestão de cobrança é responsável por organizar os clientes que estão com pagamentos adimplentes, como aqueles que estão inadimplentes.
Hoje em dia, são utilizados sistemas de gestão de cobrança inteligente para facilitar os procedimentos no setor de cobrança.
Setor de cobrança: como fazer uma cobrança eficaz?
Tempo da dívida
A sua régua de cobrança deve ser inteligente. Observe o tempo de atraso da dívida e escolha uma forma de cobrança para cada uma. Em alguns casos, uma simples conversa com o cliente já resolve.
Já em outros modelos, devem ter outras ideias no setor de cobrança para abordar o cliente, em determinado estágio do tempo de cobrança de cada um.
Prepare-se para a cobrar: estratégias de cobrança
O ideal é que você tenha ideias no setor de cobrança para fomentar uma cobrança humanizada, sendo específica de cliente para cliente, a depender do seu estágio.
Saiba que para exercer cargos no setor de cobrança, o seu colaborador deverá ter paciência. É necessário que a abordagem seja calma e humanizada. Caso contrário, o cliente pode se sentir ofendido e manchar a marca da sua empresa.
Através de técnicas e processos, como um sistema de gestão de cobrança, você terá mais facilidade ao cobrar um cliente, que esteja em falta com a sua empresa.
Isso vai facilitar o mecanismo de cobrança da empresa, além de melhorar o seu faturamento.
Garanta alternativas de pagamento ao cliente na hora da cobrança
É importante que você ofereça meios de pagamentos distintos para que o cliente cumpra com o seu papel, o quanto antes.
Por tanto, se você garantir a ele formas de pagamento, que sejam de acordo com o seu perfil, você vai facilitar com que ele pague logo a dívida que tem com você.
É necessário que você possua uma plataforma de pagamentos online para que tanto ele, quanto você, possuam formas flexíveis. Tanto as de cobrar, quanto de receber e efetuar o pagamento devido.
8 pontos para uma gestão do setor de cobranças eficiente
Organize seu setor financeiro
Organizar o setor financeiro é muito importante para manter uma gestão de cobranças eficaz. Sendo um ambiente estruturado, a diferença estará na produtividade.
Por isso, organizar as tarefas deste setor é fundamental para que os funcionários da gestão de cobrança sejam mais eficazes na recuperação de créditos.
Retenha os funcionários alinhados nas principais tarefas para aumentar a produtividade. A separação de tarefas entre cada colaborador traz eficiência para que as demandas mais prioritárias sejam resolvidas com eficácia.
Lembre-o do pagamento
O gerenciamento das cobranças da empresa dependem da organização que falamos no tópico anterior.
A empresa deve ter uma abordagem proativa. Nesse caso, é fundamental agendar os horários de envio de lembretes no calendário da cobrança da empresa e, assim, aumentar a eficiência da cobrança.
A partir disso, o primeiro contato com o cliente deve ser um lembrete, sugerindo que a empresa acredita que ele não estava prestando atenção e esqueceu de pagar.
Padronize o tom das abordagens
Uma das maiores diferenças no sucesso ou insucesso da gestão de cobranças é, sem dúvida, a forma que você se comunica com o cliente.
Acredite: a forma como você fala com o devedor afeta o pagamento integral da dívida. Por isso, seja o mais amigável possível.
Em primeiro lugar, os gestores financeiros devem apresentar-se como consultores qualificados para resolver os problemas dos clientes. Eles devem transmitir confiança e calma na sua forma de se comunicar.
Como tal, definir padrões de como você aborda seus clientes é essencial. Além disso, o respeito, a transparência e a objetividade devem ser priorizados.
Também é importante conscientizar o time sobre a importância da atenção e cautela durante os procedimentos do setor de cobranças. É extremamente importante resolver os problemas apenas com os próprios devedores, nunca com terceiros.
Renegocie constantemente
Utilizar técnicas mais modernas para negociar, faz toda a diferença, neste quesito. Isso, sem dúvida, contribuiu para o sucesso da gestão de cobranças em muitas empresas.
Os colaboradores que têm cargo no setor financeiro precisam ficar cientes quais são as técnicas e incentivos de renegociação são mais adequados em cada situação, variando o perfil de um cliente para o outro.
Facilite os meios de pagamento e invista na automatização de processos
O seu cliente deve ter meios de pagamentos simples. É fácil inferir que, como no momento da venda, os clientes têm tendências por diferentes tipos de pagamento na hora de renegociar dívidas.
Ofereça uma variedade de opções, como Boleto, transferências e cartões de crédito e débito.
Usar automação empresarial para gerenciar recebimentos é uma coisa inteligente a se fazer. Os robôs podem acionar lembretes, assim como avisar sobre o vencimento de boletos.
Além de um processo moderno e interligado, isso também reduz significativamente os custos operacionais de gestão.
Aposte em uma régua de cobrança inteligente
Uma das maneiras mais eficientes é a régua de cobrança. O principal objetivo dela é determinar qual etapa do relacionamento com o cliente pós-compra é mais eficaz para evitar a insolvência ou recuperar o crédito.
Com isso, é possível determinar qual o estilo de mensagem mais adequado para garantir o pagamento das dívidas e não sobrecarregar os procedimentos setor de cobrança.
Neste caso, situações proativas envolvendo um grande número de clientes, o envio de e-mails ou mensagens SMS pode ser a melhor forma de gerenciar as cobranças.
A régua de cobrança permite que você tome ações mais precisas. Por isso, é importante mantê-la no negócio.
Personalize o atendimento de acordo com o perfil do cliente
Um bom relacionamento com nossos clientes é essencial para a gestão de cobranças. Para manter isso, você deve definir diferentes tratamentos para cada perfil de consumidor. O setor de cobrança deve se atentar a isso
É possível identificar padrões de comportamento e criar formas eficazes de lidar com cada um deles, a partir de dados obtidos pelo Business Intelligence.
Clientes esquecidos podem ter uma sequência de lembretes de pagamento habilitada em seu perfil.
Os mais organizados podem receber os comprovantes de pagamento antecipadamente pelo canal de sua preferência.
Resuma as negociações, no final de cada ligação
Para que as informações fiquem claras, resumir o que foi negociado no final da ligação ajuda você a entender e se comprometer com a liquidação da dívida. Além de trazer uma confirmação do que foi negociado.
É interessante informar ao cliente, que ao violar o contrato, ele pode receber sanções. Notificar que, em caso de não pagamento, retornaremos os avisos de cobrança e o devido registro nos órgãos de proteção ao crédito.
Setor de cobrança: tenha a tecnologia ao seu favor
Saiba que os seus funcionários ficarão mais produtivos, se você delegar funções à tecnologia.
Você precisa de um sistema de cobrança eficaz. Fora isso, você consegue garantir mais tempo, faturamento e oferecer um melhor serviço ao seu cliente.
Fazer cobrança não é fácil, mas com as ferramentas exatas vai facilitar muito. Atualmente, é possível automatizar vários processos e tornar a negociação menos embaraçosa e demorada.
Apostar na automatização digital é uma decisão inteligente, sistemas e ferramentas de cobrança de dívidas de última geração facilitam a comunicação quando usados estrategicamente, reduzem custos e aumentam as taxas de recuperação.
Então comece a ver isso como um investimento, não apenas uma despesa. A tecnologia é aliada do setor, portanto, seu potencial deve ser explorado ao máximo.
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Neste caso, com uma ferramenta específica, você economiza tempo e garante que o crédito da sua empresa não seja perdido. Fora que pode receber pagamentos em diversas modalidades.
Estamos falando de não perder o que o cliente devedor não pagou. Por isso, busque sempre melhorar o sistema e oferecer diferentes meios de pagamentos aos seus clientes para diminuir a inadimplência.